1. 登录公司支付宝后台管理系统，进入财务管理或者交易记录页面。
2. 设置筛选条件，选择需要查询的账期和交易类型（如购买商品、服务费用等），点击查询按钮。
3. 导出数据，将筛选后的交易记录导出为Excel格式或CSV格式表格。
4. 在表格中，对每个交易进行分类，如购买材料、缴纳房租、支付工资等，以及归属部门、责任人等信息，方便后续分析。
5. 对各项支出进行汇总统计，根据不同的分类方式生成报表，如按部门生成报表、按项目生成报表、按时间段生成报表等。
6. 分析报表结果，确定业务成本和费用结构，帮助管理层做出决策。
在以上过程中，应注意保护账户安全，采取必要的保密措施，以确保账单信息不被泄露。另外，建议定期进行账单统计和分析，及时发现问题，并做出相应的改进和调整。