1. 权限管理：IT部门可以设置员工电脑的访问权限，限制员工访问敏感信息的权限。离职员工在离职时，应立即撤销其访问权限。
2. 加密文件：对敏感文件进行加密处理，确保未经授权的员工无法访问这些文件。
3. 监测系统：部署文件监控系统，以便记录和跟踪文件的访问、修改和拷贝等操作。一旦发现可疑行为，可以及时采取措施。
4. 提升员工意识：定期对员工进行信息安全培训，提高他们对数据安全的认识，使他们了解拷贝公司文件可能带来的法律风险和职业道德问题。
5. 签署保密协议：在员工入职时，要求其签署保密协议，明确规定员工不得泄露公司机密，并在离职时履行相关保密义务。
6. 建立数据备份：定期对重要数据进行备份，以防止数据丢失或损坏。
7. 离职交接管理：在员工离职时，确保其工作资料、电脑设备等全部移交给接任员工或公司相关部门。同时，删除离职员工在办公设备上的个人账号等信息。
8. 加强物理安全：确保公司办公场所的安全，限制未经授权的人员进入涉及敏感信息的区域。